Check-Privacy voor ondersteuning bij uw implementatie van: | AVG | Verwerkersovereenkomsten | Registers | Privacy-Statements | ISO 27001 | NEN 7510 | ISO 9001 | Pentesten | 

B.08.2 Alles omtrent Verzuimbeleid versus AVG

 

B.8.2 Verzuimbeleid

Wij hebben alleen regels opgenomen die te maken hebben met de privacy. 

Indien u wilt toetsen of uw Verzuimbeleid voldoet aan de AVG (vaak gestelde vraag aan ons) hebben wij de volgende 2 reacties:

  1. Heeft u het AVG beleid al beschreven (eis!) en zo ja, is deze consistent met uw Verzuimbeleid?
  2. Voldoet uw verzuimbeleid aan de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens?  Zie: AP betreffende De Zieke Werknemer. Hieronder volgen de belangrijkste onderdelen uit dit document:  

  

4  De ziekmelding

De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar de aard en/of de
oorzaak van de ziekte van de werknemer.
4 De werkgever mag bij de ziekmelding van de werknemer alleen de volgende gegevens over de gezondheid
van de zieke werknemer vragen en registreren:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- de vermoedelijke duur van het verzuim;
- de lopende afspraken en werkzaamheden;
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
- of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
4.4 De vangnetregeling geldt voor:
1- werkneemsters die doorzwangerschap arbeidsongeschikt zijn;
2- werknemers die door orgaandonatie arbeidsongeschikt zijn;
3- werknemers met een arbeidsongeschiktheidsverleden die binnen vijf jaar na indiensttreding
opnieuw arbeidsongeschikt worden en oudere werknemers die voorafgaand aan de
indiensttreding minimaal 52 weken een uitkering op grond van de Werkloosheidswet hebben
ontvangen en die binnen vijf jaar na indiensttreding (langdurig) ziek worden (zogenoemde noriskpolis).
4.7 De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij
epilepsie of suikerziekte), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren

 

5  Ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie

De gecertificeerde bedrijfsarts/arbodienst adviseert de werkgever over beperkingen en mogelijkheden van een zieke werknemer en wat deze betekenen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen.
5.2.1

De bedrijfsarts /arbodienst verwerkt veel informatie over de gezondheid van zieke werknemers. Het gaat daarbij onder andere om informatie over de aard en de oorzaak van de ziekte, de voortgang van de behandeling en (privé)omstandigheden die van invloed zijn op de re-integratie van de werknemer. De bedrijfsarts/arbodienst dient zich hierbij te beperken tot de gegevens die de werkgever nodig heeft om een beslissing te kunnen nemen over loondoorbetaling en verzuimbegeleiding/re-integratie van zieke
werknemers. De gecertificeerde

  • diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
  • eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand; g
  • gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d.; 
  • overige situationele problemen,zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding e.d
5.2.1

Gegevensverstrekking door de bedrijfsarts/arbodienst aan de werkgever De bedrijfsarts/arbodienst mag aan de werkgever de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer verstrekken:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
5.2.1

Arboarts mag activiteiten delegeren:

Als een medewerker in opdracht van de bedrijfsarts actieve ziekteverzuimbegeleiding als taak heeft, mag de medewerker alleen beschikken over die gegevens over de gezondheid van de zieke werknemers die voor de uitoefening van zijn taken strikt noodzakelijk zijn. 

5.2.5

Verzuimverzekeraars

Heeft de werkgever een verzuimverzekering afgesloten, dan mag hij voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst de volgende gegevens (over de gezondheid) aan de verzekeraar verstrekken. Het gaat met name om gegevens die een rol spelen bij de claimbeoordeling:

  • NAW-gegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
  • loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
  • datum eerste verzuimdag;
  • datum van (gedeeltelijk) herstel;
  • (vermoedelijke) duur van het verzuim;
  • arbeidsongeschiktheidspercentage of de door de werkgever vastgestelde loonwaarde;
  • percentage aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);
  • of er al dan niet enige vorm van schadeloosstelling is ontvangen voor de zieke werknemer (vangnetsituatie of regres);
  • of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;
  • of en wanneer een interventie is ingezet;
  • of een plan van aanpak is opgesteld;
  • of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) worden uitgevoerd;
  • tijdigheid van de inspanningen voor re-integratie.

De bovengenoemde gegevens worden door de werkgever aan de verzuimverzekeraar verstrekt om de claimbeoordeling mogelijk te maken. Overige gegevens over de gezondheid van de werknemers zijn niet noodzakelijk voor de claimbeoordeling. De werkgever mag dus geen andere gegevens over de gezondheid van de werknemer aan de verzuimverzekeraar verstrekken, ook niet als hij hiervoor toestemming van de werknemer heeft gevraagd, aangezien deze toestemming van de werknemer niet ‘vrij’ is .

 

6  Bewaartermijnen

6.1

Bewaartermijnen werkgever.  

Als een werknemer slechts een korte periode ziek is geweest, heeft de werkgever weinig persoonsgegevens
over het ziekteverzuim verzameld. Het gaat dan vooral om administratieve gegevens voor de
loondoorbetalingsverplichting, zoals de datum van de ziekmelding, de duur van het verzuim en de datum
van herstel. Deze gegevens mag de werkgever bewaren zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze
verzameld zijn. Een redelijke bewaartermijn voor de administratieve verzuimgegevens betreft maximaal
twee jaar nadat de arbeidsrelatie is afgelopen.134 De werkgever kan de gegevens van een zieke exwerknemer
zo nodig langer bewaren als er sprake is van een arbeidsconflict of een geschil over de
toekenning van een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Bij langdurige ziekte zijn er meer persoonsgegevens van de zieke werknemer verwerkt en heeft de
werkgever een re-integratiedossier opgebouwd. Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van
een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om een re-integratiedossier in beginsel niet langer dan
twee jaar135 na afronding van de re-integratie te bewaren. Als een re-integratiedossier blijvende afspraken
bevat, zoals blijvende aanpassingen in het gebruik van hulpmiddelen of in de taakinhoud, is het uiteraard
wel noodzakelijk dat deze afspraken langer bewaard blijven. Deze afspraken kan de werkgever dan
opnemen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer.

6.2.

Bewaartermijnen bedrijfsarts/arbodienstverleners

Aanstellingskeuringsdossiers
De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers van sollicitanten, ongeacht of ze worden aangenomen of
niet, maximaal zes maanden bewaren. Deze termijn geldt omdat een sollicitant tot uiterlijk zes maanden
nadat de keuring heeft plaatsgevonden een klacht kan indienen bij de Commissie Klachtenbehandeling
Aanstellingskeuringen.

Gegevens van zieke werknemers
Voor medische dossiers bij een behandelingsovereenkomst geldt een wettelijk bewaartermijn van vijftien jaar of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Voor de
situatie dat er geen sprake is van een behandelingsovereenkomst (dit geldt voor het merendeel van de
handelingen van de bedrijfsarts) mag het medisch dossier bewaard worden zolang dat noodzakelijk is voor
het doel van het onderzoek.

Medische dossiers
Medische dossiers die voor de controle en verzuimbegeleiding zijn aangelegd, moeten naar analogie van artikel 7:454, derde lid, BW, tot vijftien jaar vanaf het moment van opmaak van de betreffende stukken worden bewaard. Er zijn beroepsgebonden aandoeningen die zich na verloop van (nog langere) tijd kunnen openbaren. Wanneer dit risico aanwezig is moeten medische gegevens voor dit doeleinde langer worden bewaard.

6.3

Bewaartermijnen voor re-integratiebedrijven

Aangezien het medisch deel van een re-integratiedossier in het bezit is van een hulpverlener die onder de
werking van de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) valt, geldt hiervoor een
bewaartermijn van vijftien jaar.145 Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van het nietmedisch
deel van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om dit in beginsel niet langer dan twee
jaar na afronding van de re-integratie te bewaren.

   

 

 

Afdrukken