Governance in het Onderwijs: Waarom Het Essentieel is voor Jouw Instelling
Het beheersen van digitale tools en processen binnen een onderwijsinstelling is van cruciaal belang voor het waarborgen van een veilige en verantwoorde leeromgeving. Governance speelt hierin een centrale rol, vooral nu technologieën zoals Google Workspace, Microsoft 365 en andere cloud-oplossingen steeds meer in onderwijsorganisaties worden geïntegreerd. Governance zorgt ervoor dat deze systemen effectief worden beheerd, dat risico’s worden beperkt, en dat de school voldoet aan de wettelijke vereisten zoals de AVG.
Wat is Governance?
Governance omvat de processen, regels en verantwoordelijkheden die ervoor zorgen dat een organisatie effectief en efficiënt wordt beheerd. In een onderwijscontext betekent dit dat scholen een helder kader nodig hebben voor hoe zij technologie gebruiken, gegevens verwerken en belangrijke besluiten nemen over de bedrijfsvoering. Dit moet in lijn zijn met zowel interne doelstellingen als externe eisen, zoals wet- en regelgeving.
Voor scholen die werken met systemen zoals Microsoft 365, is governance onmisbaar om grip te houden op zaken als databeveiliging, privacy, en de naleving van wetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
IT governance in het onderwijs draait om het maken van strategische keuzes en het aanleggen van een solide IT-infrastructuur, vergelijkbaar met het bepalen van de bouw en indeling van een stad. Zonder duidelijke regels en structuur ontstaat chaos, waarin elke afdeling zelf tools kiest en beveiliging kan worden genegeerd.
De Gevaren van Gebrekkige Governance
Zonder een goed governance-kader kan een onderwijsinstelling snel te maken krijgen met chaos, inefficiëntie en zelfs juridische problemen. Zoals Frank ten Hove van SLB-diensten terecht in zijn artikel benadrukt, lijkt Microsoft 365, maar dit kan ook voor andere cloud-oplossingen gelden, zonder adequate governance op het “Wilde Westen” een omgeving waarin het makkelijk is om grip te verliezen.
Gebrekkige governance kan leiden tot ongecontroleerde toegang tot gevoelige gegevens, wat het risico op datalekken en cyberaanvallen verhoogt. Daarnaast ontstaat er een gebrek aan verantwoordingsplicht, waardoor onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor het beheer van kritieke systemen en gegevens. Dit bemoeilijkt snelle interventie bij problemen. Tot slot kunnen scholen zonder governance snel in strijd komen met wetgeving, zoals de AVG, wat kan leiden tot hoge boetes en aanzienlijke reputatieschade.
Waarom is Governance zo Belangrijk voor Onderwijsinstellingen?
Onderwijsinstellingen hebben een extra verantwoordelijkheid wanneer het gaat om governance vanwege de kwetsbare doelgroep die zij bedienen: leerlingen. Zij mogen er op vertrouwen dat hun persoonsgegevens veilig worden bewaard en dat hun digitale leeromgeving goed beheerd wordt. Governance helpt scholen om de juiste balans te vinden tussen toegankelijkheid en veiligheid, en om ervoor te zorgen dat technologische middelen op een verantwoorde manier worden ingezet.
Vanwege het feit dat scholen meestal beheer van deze cloud-oplossingen (deels) hebben uitbesteed speelt ketenbeheer (domein 15 van het normenkader), en in het bijzonder Service Level Management, een cruciale rol in het onderwijs door duidelijke afspraken te maken met leveranciers over IT-diensten zoals beveiliging en afspraken omtrent wie welke rechten heeft op de beheeromgeving.
Hoewel het Normenkader voor Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) dit onderwerp pas later adresseert, is het essentieel dat scholen dit veel eerder aanpakken. Scholen vertrouwen steeds meer op externe leveranciers, en zonder service level agreements (SLA’s) kunnen deze partijen hun verantwoordelijkheid ontlopen, wat risico’s voor gegevens en onderwijsactiviteiten kan opleveren.
Verantwoordingsplicht zou dan ook niet pas in een latere fase moeten komen, zoals het groeipad van kennisnet suggereert, maar direct moeten worden geïmplementeerd zodra een school kritieke diensten uitbesteedt. Door vanaf het begin heldere afspraken te maken en verantwoordelijkheid toe te wijzen, kunnen scholen beter omgaan met beveiligingsincidenten en datalekken.
Conclusie
Governance is onmisbaar voor het veilig en efficiënt beheren van technologie en gegevens in onderwijsinstellingen. Zonder sterke afspraken lopen scholen het risico om grip te verliezen op hun systemen, wat kan leiden tot inefficiëntie, beveiligingsproblemen en juridische complicaties.
Scholen moeten governance niet zien als een eenmalige taak, maar als een doorlopend proces dat voortdurend geëvalueerd en aangepast moet worden om in lijn te blijven met de snel veranderende technologische wereld. Dat is tenslotte ook wat het normenkader uiteindelijk van ons vraagt als Volwassenheidsniveau 3 is bereikt.
In een tijd waarin scholen vanaf 2024 verplicht zijn om te rapporteren over informatiebeveiliging en privacy, is het opzetten van duidelijke afspraken met leveranciers essentieel. Dit helpt niet alleen om te voldoen aan wettelijke vereisten, maar zorgt ook voor een veilige en verantwoorde leeromgeving voor leerlingen en medewerkers en niet een wild west omgeving.